第一章 总则

第一条 为加强学生资助档案管理,根据学校学生资助工作实际，制定本制度。

第二条 本制度所指的学生资助档案是指在学生资助工作中形成的具有查考和保存价值的文字信息(含文字、图表等)、证明材料、声像、电子资料、原始数据等历史记录。

第三条学生资助档案管理遵循统一领导、分级负责的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条学生资助档案工作是学生资助工作的重要组成部分，将学生资助档案工作纳入工作计划，与学校其他工作同步布置、检查、验收，确保学生资助档案的全面建立和完善。

第二章 学生资助档案的构成与归档

第五条学生资助档案原则上分为文件类、上报审批信息类和原始证明材料类。

(一)文件类:各级资助文件、重要资助会议、会谈记录、来信来访及调查记录、核查通知及回复、其他有保存价值的材料。

(二)上报审批信息类:家庭经济困难学生认定表、资助审批表、各类资助统计报表、资助资金发放领取名册及资助信息系统所形成的文本或电子数据。

(三)原始证明材料类:家庭经济困难学生的建档立卡、低保、孤残等原始证明材料。

第六条归档的资助档案材料应做到规格规范、字迹工整、齐全完整，真实反映情况。书写材料应符合耐久性要求。

第七条对应归档的文件(包括电子信息等)要及时归档整理完毕并立卷装盒。

第三章 学生资助档案的管理

第八条 资助文件类、上报审批类学生资助档案管理服从学校统一规定;学生原始证明材料类档案保存期限执行上级资助管理部门要求。

第九条学生资助档案要指定专人负责。管理人员要定期对档案保存情况进行检查，人员调动或离开学生资助岗位时必须办理学生资助档案移交手续。

第四章 学生资助档案的利用

第十条学生资助档案的提供和利用，必须严格遵守保密制度。学生资助档案不对外开放。上级相关部门根据需要可以查阅学生资助档案。查阅者不得丢失、损毁、涂改学生资助档案。

第十一条 受助学生要求查阅本人档案的，须经校学生资助管理中心同意。

第十二条 外单位查阅学生资助档案，须经学生资助工作领导小组批准，并办理登记手续。

第五章 学生资助档案的鉴定与销毁

第十三条 学生资助管理中心负责学生资助档案的鉴定工作。

第十四条 学生资助档案不得擅自销毁。对保管期满的学生资助档案应及时向校学生资助工作领导小组提交申请，获批后方可作相应处理。

第六章 其他

第十五条 学院学生资助档案管理参照执行。

第十六条  本制度自发布之日起执行，由校学生资助管理中心负责解释。